Negoziate come se ne dipendesse la vostra vita

Se siete stanchi degli stessi vecchi manuali di negoziazione, allora siete venuti nel posto giusto. Never Split the Difference rivela tecniche di negoziazione pionieristiche, che sono state sperimentate e testate dall’FBI e, anche se non si sta negoziando per un ostaggio di recente, queste tecniche sicuramente vi aiuteranno ad ottenere ciò che volete.

In Never Split the Difference, la vostra percezione della negoziazione sarà messa in discussione quando comincerete a vedere quanto del processo è guidato dall’emozione, dal pensiero irrazionale e dalle sfide non dette. Inoltre, scoprirete come combattere contro quei decisori invisibili che lavorano dietro le quinte e disarmano personalità difficili o “affari killer”, tutti senza conflitti.

Imparerete:

• Come far sì che le vostre capacità di ascolto e osservazione vi guidino nella giusta direzione
• Perché il tono della voce e il passare del tempo sono i vostri strumenti più preziosi in qualità di negoziatori
• Come guidare la conversazione, lasciando che l’altra persona creda di avere il controllo
• Perchè “sì” non è necessariamente la risposta che state cercando.

 

Di cosa si tratta?

Se spesso si fa fatica ad ottenere ciò che si vuole dalla vita, allora potrebbe essere il momento di sviluppare le vostre abilità di negoziazione. Questo può sembrare uno strano suggerimento se siete abituati a pensare alla negoziazione in termini commerciali. Tuttavia, la negoziazione è in realtà l’arte di imparare a comunicare in modo efficace e ottenere risultati, che possono applicarsi in ogni parte della vostra vita, sia che si tratti di chiudere un affare commerciale, ottenere un buon prezzo per una nuova auto, o persuadere i vostri figli ad andare a letto presto.

In genere, le persone percepiscono la negoziazione come una sorta di strategia di vendita che viene applicata in modo logico e matematico: se si completa x, y e z, si raggiunge il proprio obiettivo. Ciò è cambiato in modo significativo nel corso degli anni, soprattutto per l’FBI, che ha dovuto rivedere il suo approccio alla negoziazione a seguito di gravi fallimenti, come il dirottamento aereo nel 1971, che ha portato ad un procedimento legale contro l’FBI che ha trasformato un temporeggiamento in una sparatoria.

Ora l’FBI è diventato più impegnato emotivamente con le tattiche psicologiche e le strategie che usa per situazioni di ostaggio; ha anche lanciato un Gruppo di Risoluzione degli Incidenti Critici (CIRG) nel 1994. In Never Split the Difference, i loro suggerimenti di negoziazione top sono rivelatori di tecniche che sono state provate in situazioni ad alto rischio, ma possono anche essere utili nella vita di tutti i giorni, consentendo il successo in situazioni irrazionali e fortemente emotive.

Scoprirete come decifrare ciò che le persone vogliono da voi, perchè lo vogliono e come essere empatici in un modo tattico che conduce verso il raggiungimento del vostro obiettivo finale. In parole povere, sarete in grado di migliorare il vostro modo di comunicare con le persone in modo da poter ottenere ciò che volete dalla vita in qualsiasi situazione.

Cambia la tua prospettiva sulla negoziazione e coltiva una mentalità di scoperta

Il termine “negoziazione” ha molte associazioni negative. Può evocare un ricordo di un’epoca in cui siete stati in conflitto o avete sentito qualcuno costretto a vendere il vostro prodotto per meno di quanto valga la pena, o addirittura essere stati costretti a spendere troppo come cliente. Ma, mentre un cattivo negoziatore può anche trattare la questione come una battaglia di intelletto, i buoni negoziatori affronteranno le cose con curiosità e una mente aperta.

Un buon negoziatore si aspetta sorprese e tratta la negoziazione come una raccolta di informazioni. Prima di poter raggiungere il vostro obiettivo finale e influenzare la persona con cui state comunicando, dovete dimenticare ogni ipotesi che possedete e concentrarvi esclusivamente sull’ascolto. Questo significa veramente ascoltare, non solo annuire con la testa e fingere di essere d’accordo, mentre si continua a praticare il proprio argomento nella propria mente. Qualsiasi scenario potenziale che si sta immaginando dovrebbe essere considerato solo una possibilità.

Le negoziazioni possono sembrare schiaccianti perché la vostra mente sta cercando di elaborare le informazioni raccolte in potenziali difficoltà o possibili risoluzioni mentre siete ancora nel bel mezzo di una discussione. Questo rende l’ascolto attivo abbastanza difficile, non importa quanto sia difficile da provare. Ed è anche per questo che l’FBI assegna un team di ascoltatori per la negoziazione degli ostaggi, per evitare di perdere qualsiasi pepita di informazioni che possano aiutarli a mettere in salvo gli ostaggi.

Per scoprire se avete l’abitudine di affidarvi alle supposizioni, ripensate ad un momento in cui vi sentivate di non aver ottenuto il risultato finale che stavate cercando, sia in una riunione di lavoro o durante una divergenza a casa. Siate onesti con voi stessi e rispondete a queste quattro domande:

1. Avete iniziato con alcune premesse su ciò che la persona voleva?
2. Avete veramente ascoltato e scoperto qualcosa di nuovo su di loro?
3. Avete concesso loro abbastanza tempo per spiegarsi, o li avete affrettati?
4. Quanta emozione negativa provata durante questa conversazione proveniva dalla voce nella vostra testa contro la persona di fronte a voi?

In riflessione, è probabile che ora vedrete quanto le vostre azioni durante quell’incontro siano state influenzate da ipotesi formate mentalmente. Probabilmente non avete veramente ascoltato l’altra persona perché avete già deciso il risultato prima dell’inizio della riunione.

Imparare a fare un passo indietro, cancellare la mente, e ascoltare veramente è il modo più efficace per diventare un negoziatore di successo. Avvicinandovi alle conversazioni con una mentalità di scoperta, inizierete a costruire fiducia e a coltivare un ambiente sicuro per la condivisione. Questo porterà l’altra parte a rivelare informazioni chiave che potrebbero non solo informare ciò che si fa in seguito, ma anche alimentare una forte relazione tra voi due – un risultato molto più soddisfacente rispetto a quello che si può aver sperimentato in passato.

Le domande aperte possono farvi ottenere il risultato desiderato e far sentire l’altra parte come se avesse il controllo.

Sia che si tratti di una situazione di ostaggio, di un feudo familiare o di chiudere un affare, quando si avvia una trattativa, è naturale afferrare il controllo in modo da poter ottenere il risultato desiderato. Purtroppo, questo porta spesso ad un accordo privo di significato e potenzialmente falso, piuttosto che ad un’intesa incondizionata o ad un contratto vincolante.

Ricordate: ottenere un sì non significa nulla senza il “come”. Quando sentiamo dire “sì”, spesso ignoriamo qualsiasi segnale che l’altra parte non è veramente a bordo, il che può portare ad una mancata osservazione dell’accordo. Tuttavia, porre domande aperte all’inizio può aiutarvi a introdurre idee, piuttosto che imporle, permettendo alla vostra controparte di considerare la soluzione migliore e impegnarvi veramente per il risultato finale. Se quello che volete diventa la loro idea, sarà molto più facile e più probabile concludere l’affare.

Esaminiamo come le domande aperte possono essere messe in pratica. In una situazione grave, come uno scenario di rapimento, quando la vita di una persona cara è minacciata per un grande riscatto, la domanda aperta “Come so che sono vivi?” o “Come posso farlo quando non ho tutto quel denaro?” farà guadagnare tempo all’FBI e alimenterà “l’empatia forzata” con il rapitore, facendolo identificare con coloro che vengono riscattati e incoraggiandoli a cercare una soluzione al problema. In alternativa, se state cercando di fermare il vostro adolescente in fuga da casa, potreste cambiare “Per favore non andartene!” con “Cosa speri di ottenere andando via?”, questo li farà prendere in considerazione le loro motivazioni di partire e aprire un dialogo in modo da poter arrivare in fondo alla questione.

In un ambiente di business, uno degli errori più comuni commessi dai negoziatori è quello di organizzare un affare che serve solo le persone nella stanza, non la contabilità per i decisori invisibili dietro le quinte. Questi individui spesso bloccano il progresso, nel senso che ciò che sembrava una cosa sicura tra i presenti nella negoziazione non si manifesta mai in un contratto firmato. Per evitare qualsiasi ostacolo lungo il percorso, è una buona idea utilizzare domande aperte che affrontino il business in senso lato. Potreste chiedere “In che modo questo avrebbe un impatto sul resto dell’azienda” o “Che cosa possiamo fare per contribuire a rendere questa transizione fluida per tutte le parti coinvolte”?

Una negoziazione non dovrebbe essere affrontato con l’obiettivo di superare le sfide e sconfiggere la controparte. Un buon negoziatore si concentrerà invece su come attrarre l’altra parte verso un risultato preferito e raccoglierà informazioni sul quadro generale, portando ad una risoluzione reciprocamente vantaggiosa che sia gradita a tutte le parti coinvolte. Se usate delle domande aperte applicate in modo intelligente, iniziando da “come” o “cosa”, potete raggiungere il vostro obiettivo creando l’illusione che siano in una situazione vantaggiosa per tutti.

Risolvete il conflitto senza scontro in quattro semplici passi

Tutti noi abbiamo incontrato qualcuno in una posizione di autorità resistente agli input, che preferisce la conformità piuttosto che la collaborazione, e nulla che voi dite gli farà cambiare idea, giusto? Sbagliato. Oltre alle questioni aperte, ci sono quattro passaggi chiave utilizzati dall’FBI per le negoziazioni che possono aiutarvi a disarmare questo tipo di personalità.

1. Usate un tono di voce rilassante. Come un conduttore radiofonico di tarda notte, parlate dolcemente con inflessioni verso il basso.
2. Iniziate chiedendo scusa. Se dite scusa, sembrerete empatici e comprensivi della loro situazione.
3. Utilizzate la tecnica dello specchio. Riprodurre il linguaggio del corpo dell’altra parte o ripetere le loro parole aiuta a rendervi più riconoscibili e costruisce un buon rapporto.
4. Fate una pausa di almeno quattro secondi dopo aver parlato. Il passare del tempo é lo strumento di negoziazione più potente utilizzato nelle negoziazioni dell’FBI, quindi non abbiate paura di tacere. Questo permetterà all’altra parte di continuare a parlare, fornendovi informazioni più preziose. Inoltre, potrebbero finire per negoziare contro se stessi.

Poi, basta semplicemente ripetere il processo, e continuare ad utilizzare queste tecniche fino ad ottenere il risultato che state cercando, utilizzando anche domande aperte.

Questa tecnica funziona in pericolose trattative per gli ostaggi dell’FBI, ma può anche funzionare con qualsiasi personalità difficile da gestire personalmente, sia che si tratti di un capo irragionevole o un bambino adolescente. Diciamo che il vostro capo vi abbia chiesto di fare tardi per un progetto non urgente. Usando un tono di voce pacato, scusatevi e ripetete la richiesta, ad esempio: “Mi scusi, vuole che io rimanga fino a tardi per il progetto X, previsto per il mese prossimo”, quindi aspettate in silenzio e permettete loro di ripensare alla richiesta. A questo punto, possono darvi un motivo valido per la richiesta, che vi aiuterà a procedere con la negoziazione.

Ma il più delle volte, quando l’altra parte sarà costretta a riconsiderare ciò che chiede, li condurrà a cambiare idea.

Naturalmente, come dice il proverbio, non è ciò che diciamo, ma come lo diciamo. Come esseri umani, ci sentiamo inconsciamente più tranquilli quando qualcuno ci parla con un ritmo più lento, che aiuta ad alleviare qualsiasi ansia inutile. La vostra “voce del conduttore radiofonico” può durare tutto il tempo, e ci può essere anche l’occasione per un tono più giocoso per creare un’atmosfera positiva. Per capire quale tono funzionerà meglio, considerate ciò di cui ha bisogno l’altra parte: se sembrano ansiosi, allora hanno bisogno della vostra voce rilassante. Se sembrano annoiati o non motivati, usate la vostra voce giocosa.

In definitiva, se si seguono questi passi, si creerà un ambiente più sicuro per voi sia per parlare che per pensare insieme. Questo vi permetterà di costruire fiducia con la persona con cui state negoziando, in quanto vi permetterà di rivalutare la propria posizione e di aprirvi.

Mostrate empatia e identificate le emozioni degli altri per influenzarli

Per molti anni, l’FBI ha ignorato il ruolo dell’emozione nei negoziati. Era visto come un ostacolo. L’obiettivo primario era quello di separare le persone dal problema. Tuttavia, in qualsiasi situazione ad alto rischio che richieda un negoziato dell’FBI, l’emozione è il problema, il pensiero razionale non è all’ordine del giorno.

Ora, un negoziatore esperto dell’FBI deve anche essere emotivamente intelligente, proprio come un terapeuta esperto. Non solo hanno bisogno di identificare ed etichettare le emozioni degli altri, ma anche di riconoscere le proprie. Inoltre, devono capire che cosa c’è dietro queste emozioni e come possono usare queste informazioni per influenzare ciò che succede dopo. Si chiama “empatia tattica”, una tecnica che può essere applicata con successo in qualsiasi negoziazione.

Per utilizzare l’empatia tattica come strumento nella propria vita, il primo passo più importante è quello di acclimatare i sensi, essendo pazienti, parlando meno e osservando di più. Ascoltare ciò che l’altra parte sta dicendo, guardare il loro linguaggio del corpo e osservare il loro tono di voce. L’ inizio di qualsiasi negoziato dovrebbe essere principalmente esplorativo, in modo da utilizzare la voce radio, le domande aperte, e la tecnica dello specchio fornite in precedenza per raccogliere quante più informazioni possibili. Continuate fino a quando non si può etichettare l’emozione che stanno vivendo e tutti i fattori che contribuiscono a tale emozione. Valutando il quadro più ampio e comprendendone appieno la posizione, si può iniziare a capire come influenzarli con tutto ciò che state proponendo.

Diciamo che siete nel bel mezzo di una sciocca discussione sui piatti con il vostro partner. Era il vostro turno, ma avete bisogno di uscire di corsa. In un tono calmo, voi dite: “Scusami, dici che era il mio turno di fare i piatti?” Mentre rispondono, osservate il loro comportamento e tono di voce, e cercate di etichettare l’emozione che provano. In questo caso, noterete che si sentono sottovalutati. Vi scusate di nuovo e confermate il vostro apprezzamento: “Mi dispiace, hai ragione, era il mio turno, ma oggi apprezzerei davvero il tuo aiuto”.

L’ emozione è un potente strumento di negoziazione e usarlo a vostro vantaggio non deve essere una tattica fredda. Infatti, nell’esplorare le preoccupazioni che l’altra parte può avere e nel lavorare insieme per una risoluzione, si dovrebbe dare all’accordo maggiore chiarezza e fiducia. Questo approccio vi aiuterà anche a costruire una relazione più profonda e significativa, che spesso porta a risultati migliori per tutte le parti.

Imparate a leggere le esigenze non espresse dell’altra parte durante la negoziazione, e affrontate i loro “irrazionali punti ciechi” preventivamente.

La mente umana è complessa e spesso imprevedibile, specialmente durante la negoziazione. Ci sono sempre una serie di esigenze nascoste e “irrazionali punti ciechi” che devono essere affrontati. Piuttosto che trattare una negoziazione come un processo lineare, è necessario tenere presente che c’è sempre una leva e un certo numero di variabili a portata di mano.

Oltre ad ascoltare e utilizzare la domanda aperta e la tecnica dello specchio, che consentono di costruire rapporti e fiducia, è anche necessario diventare meno ingenui e più sicuri di ciò che ne verrà fuori dalla situazione. Troppo spesso si sceglie una mentalità “dividiamoci il resto”, cercando di placare tutte le persone coinvolte, ma questo non è l’approccio migliore. Se il vostro partner non è d’accordo con il colore delle vostre scarpe, e avete accettato di indossare uno in ogni colore, questo non sarebbe un buon risultato. Il compromesso è un pessimo affare: nessun accordo è meglio di uno che non porti a quello di cui avete effettivamente bisogno.

Invece di dividere il resto, ci sono alcuni trucchi puliti che possono aiutarvi a utilizzare le informazioni recentemente scoperte per cambiare la percezione dell’altra parte della negoziazione, portando loro ad abbandonare le aspettative precedenti e vedere l’accordo nella stessa luce in cui lo vedete voi. Ciò include l’utilizzo di numeri dispari e non arrotondati quando si discutono cifre per segnalare la vostra conoscenza della potenziale transazione, attingendo al loro bisogno di equità e approfittando della paura delle scadenze.

Per aiutarvi a visualizzare come questo potrebbe funzionare in pratica, diamo un’occhiata all’ultimo, la paura delle scadenze. Siete in una riunione d’affari e vi accorgete che il tempo è un problema: le pressioni sulle scadenze fanno sì che la vostra controparte si senta ansiosa. Invece di cadere nella trappola di affrettarsi a raggiungere un compromesso, occorre rispettare la scadenza. Cosa potete fare per rassicurarli del periodo di tempo? Dovete arrivare al fondo di ciò che sta causando l’ansia e rassicurarli attraverso la vostra risoluzione. Allo stesso modo, potete sfruttare la pressione della scadenza a vostro vantaggio: se ne hanno bisogno rapidamente, hanno davvero il tempo di continuare la negoziazione? Riconoscete che il tempo è un problema, ma che siete sicuri che non solo potete farlo in tempo, ma potete farlo bene.

Nel corso di una negoziazione, molte persone non riescono ad articolare niente, sono preoccupate o si sentono ansiose. Il vostro compito è quello di esporre queste esigenze nascoste e gli “irrazionali punti ciechi” in modo da poterli affrontare immediatamente e rassicurare l’altra parte. Non ricorrete a dividervi il resto o scendere a compromessi, ma piuttosto a cambiare la loro percezione dell’affare in modo che sia compatibile con la vostra, risolvendo preventivamente i loro problemi. Il segreto per essere un negoziatore di successo è un senso altamente sviluppato della percezione.

Riassunto finale

La negoziazione è in realtà un processo molto emotivo. Un buon negoziatore sa come ascoltare e raccogliere tutte le informazioni di cui ha bisogno prima di tentare di concludere un affare. Per questo motivo, il primo passo per migliorare le vostre competenze della negoziazione consiste nel cambiare la vostra prospettiva su cosa significhi effettivamente negoziare.

Questo aiuta a vedere ogni negoziazione come un esercizio di scoperta, avvicinando ogni scenario con curiosità e apertura mentale. è anche possibile utilizzare domande aperte e la tecnica dello specchio per creare “empatia forzata”, che incoraggia l’altra parte a riconsiderare ciò che stanno chiedendo e ripensare la loro strada verso una risoluzione che funziona per entrambe le parti. Questo consente di ottenere il risultato desiderato, ma anche di sentirsi al controllo.

Regolate il tono della voce, usando la parola “mi dispiace” e riproducendo le parole dell’altra parte e il linguaggio del corpo può aiutarvi a costruire un rapporto e creare uno spazio condiviso per pensare e parlare insieme. La strategia BCSM dell’FBI in cinque fasi può anche aiutarvi ad andare oltre un “sì”, al vero acquisto, e in ultima analisi, le due parole migliori per una trattativa di successo: “proprio così”.

Ricordate, un buon negoziatore dovrebbe sempre aspettarsi sorprese ed entrare in una negoziazione con una mente aperta. Dovrebbero essere pronti ad ascoltare e agire sulla base di ciò che hanno appreso o scoperto durante le trattative di negoziazione, per affrontare qualsiasi questione che l’altra parte possa avere, anche se non sono ancora state espresse. Se è possibile combinare tutte queste tecniche con tattiche di empatia strategica e affrontare le loro esigenze non espresse, allora avrete la vostra controparte di negoziazione nel palmo delle vostre mani.