Per facilitare il lettore organizza il ragionamento in una struttura piramidale, prima di iniziare a scrivere.
 

Nel preparare un documento molte persone hanno un’idea piuttosto chiara di quello che hanno intenzione di trattare, ma non hanno un piano specifico su cosa dire o come strutturare il discorso. Di solito iniziano semplicemente a scrivere, nella speranza che la struttura emerga da sé dal flusso di coscienza. Ciò si traduce in una narrazione confusa e disordinata, che lascia al lettore il compito di fare chiarezza nel caos.

 

La mente preferisce l’ordine al disordine al punto da imprimere ai dati casuali che incontra un ordine immaginario. Si pensi per esempio agli antichi Greci, che vedevano nelle stelle forme di animali piuttosto che semplici puntini a caso.

 

In modo simile è stato dimostrato che quando leggiamo tentiamo automaticamente di organizzare le informazioni di qualsiasi documento scritto in una forma precisa, cioè la forma di una piramide invertita, in cui le conclusioni siano fondate su argomenti e spiegazioni proprio come la piramide poggia sulla sua base.

 

È più semplice per il lettore processare informazioni presentate già organizzate in una struttura logica a forma di piramide.

 

Prendiamo le seguenti affermazioni: “I sedili erano gelidi. Per poco non sono finito in una rissa. L’Italia non ha giocato bene. È stata una partita di calcio veramente pessima.” Questa “storia” è strutturata male, poiché il fatto principale resta sospeso fino alla fine.

 

Adottare una struttura a piramide invertita implica che il documento introduca prima un’affermazione riassuntiva e poi il ragionamento ad essa sotteso. La narrazione sopraccitata sarebbe stata molto più semplice da capire se fosse stata strutturata nel seguente modo: “È stata una partita di calcio veramente pessima: i sedili erano gelidi, per poco non sono finito in una rissa e l’Italia non ha giocato bene.”

Costruisci la tua piramide: raggruppa idee simili e poi sintetizza ogni gruppo in un’affermazione.
 

Quando costruisci una piramide, segui un approccio dal basso vero l’alto: prima di tutto fai una lista di tutti i punti da trattare, raggruppando quelli che conducono ad una conclusione simile. Poi sintetizza ogni gruppo in un un’unica affermazione che si collochi ad un livello superiore rispetto al gruppo. Ogni affermazione riassuntiva è come il vertice di una piramide in miniatura.

 

Ripeti il procedimento al livello successivo, a quello seguente e così via. Alla fine ti resterà un’affermazione riassuntiva in cui si cristallizza il messaggio chiave dell’intero documento. La tua piramide è pronta.

 

Guarda quest’esempio: da punti come “La nostra clientela abituale sta crescendo”, “Ogni cliente acquista di più” e “Abbiamo aumentato i nostri prezzi”, si potrebbe formulare l’affermazione riassuntiva “Le nostre vendite sono aumentate”.

 

Poi si potrebbe raggruppare quest’affermazione riassuntiva con altre come “I nostri costi fissi stanno diminuendo” e “I nostri costi variabili stanno diminuendo” e riassumere questo nuovo gruppo col messaggio generale “I nostri profitti sono aumentati”.

 

Raggruppare e sintetizzare è semplice, ma occorre seguire delle regole fondamentali.

 

Prima di tutto, ogni concetto espresso nella piramide deve sempre essere la sintesi delle idee raggruppate al livello precedente. Mai usare affermazioni riassuntive vuote dal punto di vista intellettuale come per esempio: “Ci sono tre motivi per cui dovremmo espanderci in Austria”. In questo caso si dimostra pigrizia nella scrittura, poiché l’autore non si è minimamente preoccupato di sintetizzare efficacemente per il lettore quali siano questi tre motivi.

 

In secondo luogo, le idee appartenenti a ciascun gruppo devono essere simili dal punto di vista logico e condividere lo stesso livello di astrazione. In altre parole, un gruppo non può consistere di “mela”, “frutta” e “tavolo”, poiché una mela ed un tavolo non sono logicamente simili e, in quanto termine più astratto, “frutta” appartiene ad un livello più elevato della piramide.

 

Costruisci la tua piramide: raggruppa idee simili e poi sintetizza ogni gruppo in un’unica affermazione.

Giustifica le tue affermazioni: usa la deduzione per trarre conclusioni da una serie di premesse.
 

Ogni affermazione all’interno della tua struttura a piramide deve far nascere una domanda nella mente del lettore, la cui risposta si troverà nel livello inferiore. Uno dei modi per formulare questa risposta è attraverso il ragionamento deduttivo.

 

La deduzione è un tipico procedimento logico in cui si traggono conclusioni partendo da premesse. Per esempio, dalle premesse “Tutti gli uomini sono mortali” e “Golia è un uomo”, si può giungere alla conclusione “Golia è mortale”. Si può poi riassumere l’intero processo deduttivo al livello superiore con l’affermazione “Poiché Golia è un uomo, egli è mortale”.

 

Quando devi proporre provvedimenti al lettore, valuta la possibilità di invertire l’ordine degli elementi della deduzione facendo in modo di iniziare dalla conclusione. Dopotutto ciò che interessa veramente il lettore è proprio la raccomandazione.

 

Considera l’esempio: “Dovremmo assumere un candidato che sappia leggere. Il candidato A sa leggere. Dovremmo quindi assumere il candidato A”. Come puoi vedere, dal punto di vista del lettore, la sequenza premessa-premessa-conclusione tiene sospesa fino alla fine l’informazione di maggior interesse. Come regola generale, le raccomandazioni beneficiano dall’ordine opposto: “Dovremmo assumere il candidato A, perché ci serve qualcuno che sappia leggere, e lui sa farlo”.

 

Essendo il ragionamento deduttivo un procedimento molto diretto e naturalmente scorrevole, non dovrebbe essere usato in argomentazioni complesse in cui siano necessari numerosi livelli di motivazioni a supporto delle proprie premesse.

 

Per esempio, se provi a giustificare la scoperta principale di un documento complesso attraverso la deduzione, la tua prima premessa probabilmente avrà numerosi livelli di motivazioni a supportarla, attraverso le quali il lettore dovrà avanzare faticosamente per giungere alla seconda premessa. Ciò renderà la tua deduzione estremamente difficile da seguire.

 

Giustifica le tue affermazioni: usa l’induzione per trarre conclusioni da gruppi di elementi simili.
 

Se un’affermazione nella tua piramide non può essere sostenuta tramite deduzione allora è necessario usare una forma logica più creativa: l’induzione.

 

L’induzione permette di trarre conclusioni da un ventaglio di idee che sono in qualche modo simili; per esempio “Ragioni per…” oppure “Parti di…”

 

Un esempio di induzione è concludere che “Einstein era un genio” e difendere tale affermazione con “Ha compiuto ricerche sulla relatività”, “Ha compiuto ricerche sulla gravità” e “Ha studiato la costante cosmologica”.

 

Con l’induzione l’ordine logico in cui presentare gli argomenti chiave non è così ovvio come con la deduzione. Per rendere l’ordine intuitivo per il lettore, esso dovrebbe essere determinato dall’origine del raggruppamento.

 

Se hai raggruppato parti di un intero, per esempio le divisioni di un’azienda, dovresti ordinarle in base alla loro struttura, come in un grafico organizzativo. In tali casi, serviti di quella che viene chiamata logica MECE, in cui le parti sono reciprocamente esclusive, ma collettivamente esaustive.

 

Una struttura MECE delle divisioni in una corporazione non conterrà nessuna sovrapposizione, ovvero nessuna attività sarà ripetuta in più dipartimenti, ma tutte le parti messe insieme descriveranno l’organizzazione nella sua interezza, senza tralasciare nulla.

 

Se il tuo raggruppamento è composto da proposte di provvedimenti, dovrai ordinare i punti cronologicamente, in base al provvedimento che attueresti prima.

 

Per esempio, se la tua affermazione riassuntiva è “Assumi un nuovo assistente”, il tuo raggruppamento dovrebbe essere ordinato come segue: “Pubblicizza la posizione aperta, intervista i candidati, decidi chi assumere”.

 

Infine se hai inserito degli elementi nella stessa categoria poiché condividono determinate caratteristiche, dovresti ordinare gli elementi in base al grado in cui tali caratteristiche si manifestano in ciascun elemento, per esempio prima l’oggetto più pesante, poi il secondo più pesante e così via.

 

Giustifica le tue affermazioni: usa l’induzione per trarre conclusioni da gruppi di elementi simili.

Per formulare proposte, affronta i problemi con metodo e visualizzali usando alberi logici.
 

Scrivere per lavoro spesso comporta dare suggerimenti su come risolvere un problema. Di solito la soluzione non è ovvia (altrimenti il problema sarebbe già stato risolto). Per trovare i tuoi suggerimenti, puoi applicare un semplice procedimento di problem solving.

 

Prima di tutto, devi identificare il problema in termini chiari e misurabili; per esempio: “La fabbrica perde 3 ore di tempo operativo ogni giorno; come possiamo evitarlo?”. In secondo luogo bisogna trovare esattamente dove risieda il problema; per esempio: “Il problema non ha a che fare col personale o con le materie prime, ma con i macchinari, che si rompono ogni giorno”. Poi bisogna scavare in profondità per scoprire quale sia la causa del problema; per esempio: “Chi si occupa della manutenzione non riceve un training appropriato.” Fare ciò ti consente di identificare possibili linee d’azione per risolvere il problema; per esempio: “Affidare ai supervisori la responsabilità del training oppure ricorrere a fonti esterne”.

 

Un’utile tecnica per implementare il processo di problem solving sopra citato consiste nel visualizzare il problema servendosi di un albero logico. Un albero logico è uno schizzo semplificato delle relazioni che si ramificano da sinistra a destra verso l’esterno.

 

Un esempio può essere un albero di strutture finanziarie; per esempio un albero del profitto. La parola “Profitto” costituisce il tronco dell’albero che si divide in due rami, “Vendite” e “Costi”.

 

Il ramo “Costi” si divide poi in “Costi fissi” e “Costi variabili”, che a sua volta si dividerà in più e più fattori subordinati. Ad un certo punto si raggiunge un livello di granularità tale per cui i problemi e le loro cause appaiono evidenti; per esempio, si potrebbe giungere alla conclusione che i profitti stagnanti sono siano dovuti all’aumento dei costi di alcuni materiali.

 

Per formulare proposte, affronta i problemi con metodo e visualizzali usando alberi logici.

Struttura le tue proposte sulla base dell’effetto che mirano ad ottenere.
 

Se hai trovato la soluzione al problema del tuo lettore, il tuo lavoro consiste ora nel convincerlo a passare all’azione. Come puoi strutturare le tue proposte nel modo più convincente possibile?

 

Essenzialmente quando si avanzano delle proposte si fa un piano d’azione che descriva provvedimenti mirati ad ottenere l’effetto desiderato. Se è questo il caso, dovresti raggruppare le azioni in base all’effetto che vuoi ottenere e descrivere l’effetto in termini concreti, così da poter essere in grado di dire poi con certezza se sia stato raggiunto o meno.

 

Consideriamo un esempio in cui il lettore voglia aumentare i profitti. Un’argomentazione mal strutturata potrebbe essere la seguente:

 

Analisi di fattori:

 

• Analisi dell’efficienza della fabbrica
• Analisi della soddisfazione dei clienti

 

Aumento del training:

 

• Aumento del training dello staff della fabbrica
• Aumento del training alle vendite

 

 

La struttura qui sopra presenta due problemi.

 

Prima di tutto sebbene le azioni raggruppate presentino una somiglianza tra loro a livello superficiale, esse non sono strutturate sulla base dell’effetto che dovrebbero ottenere.

 

In secondo luogo gli effetti desiderati dovrebbero essere abbastanza dettagliati da consentire a posteriori di giudicare se siano stati raggiunti o meno. Alla luce di ciò, una struttura ben più chiara e convincente potrebbe essere la seguente:

 

Aumento delle vendite del 5% nel prossimo trimestre:

 

-Analisi della soddisfazione dei clienti

• Aumento del training alle vendite

 

Riduzione dei costi di produzione del 2% nel prossimo trimestre:

 

• Analisi dell’efficienza della fabbrica
• Aumento del training aziendale dello staff

 

Le azioni sono ora raggruppate in base agli effetti che mirano ad ottenere (ovvero aumento delle vendite e riduzione dei costi di produzione) così che in seguito sia possibile determinare facilmente se gli effetti desiderati siano stati raggiunti o meno.

 

Struttura le tue proposte sulla base dell’effetto che mirano ad ottenere.

Usa l’introduzione per esporre i tuoi punti chiave nei primi 30 secondi di lettura.
 

Ogni documento dovrebbe iniziare con una breve introduzione che abbia una duplice funzione: suscitare l’interesse del lettore alla lettura del documento e preparare il terreno alla risoluzione del problema.

 

Il modo più facile per risvegliare l’interesse del lettore e aiutarlo a concentrarsi nella lettura del tuo documento consiste nel rendere l’introduzione sotto forma di storia. Si comincia col descrivere la situazione iniziale, poi si introduce una complicazione e infine si offre una soluzione.

 

La situazione è lo stato attuale degli affari, generalmente già noto; per esempio “ArgonEx sta pensando di investire in nuove miniere in Austria”. La complicazione consiste in un’alterazione della situazione, molto spesso un problema; per esempio, “ArgonEx sta incontrando difficoltà ad entrare in questo nuovo mercato”. Il lettore dovrebbe avere ben presenti sia la situazione che la complicazione, e si troverà quindi subito d’accordo con le tue affermazioni.

 

La complicazione dovrebbe indurre il lettore a porsi una domanda; per esempio, “Cosa possiamo fare in merito?”. La risposta a questa domanda verrà esposta nel corso del documento, ma noi vogliamo anche offrire al lettore una panoramica del tuo pensiero nei primi 30 secondi di lettura del documento.

 

Presenta quindi nell’introduzione il punto saliente insieme alle principali motivazioni che lo supportano:

 

 

“(Punto saliente) Argon Ex dovrebbe inserirsi nel mercato austriaco acquisendo una parte già esistente poiché (1) i permessi di scavare vengono raramente concessi ad aziende straniere, (2) le compagnie minerarie locali vengono svendute a buon mercato e (3) la concorrenza ha accumulato gravi perdite nel tentativo di inserirsi in simili mercati per conto proprio.

 

Usa l’introduzione per esporre i tuoi punti chiave nei primi 30 secondi di lettura.

 

Usa le intestazioni e la formattazione per rendere evidente nel testo la struttura della tua piramide.
 

Per guidare il lettore nella tua gerarchia piramidale, ti serve un modo per mostrare tale struttura su carta.

 

Il metodo più comune consiste nell’usare intestazioni per indicare i vari livelli e raggruppamenti di idee. Usa intestazioni con a capo ricorrenti che mostrino che ti muovi verso livelli inferiori all’interno della piramide. Gli uffici governativi e le grandi aziende possono aggiungere anche numeri decimali (1, 1.1, 1.1.1) per enfatizzare ulteriormente la struttura.

 

Per esempio,

 

Titolo del documento

 

L’introduzione e l’argomento principale devono essere espressi qui, insieme ai punti principali della sezione.

 

1. Prima sezione

 

Inserisci sempre ogni gruppo di intestazioni e i punti chiave che vuoi esporre. 1.1. Prima sottosezione

Il messaggio di questa sottosezione viene sostenuto da questi paragrafi numerati.

 

• Le informazioni qui inserite sostengono il messaggio della prima

 

• Come sopra. 2. Seconda sottosezione

2. Seconda sezione

 

• Prima sottosezione

 

• Seconda sottosezione

 

Il lettore tende a leggere per sommi capi le intestazioni, quindi non affidarti ad esse per comunicare l’idea vera e propria, ma fai sì che siano brevi ed esprimano soltanto l’essenza dell’idea che seguirà.

 

 

Quando usare le intestazioni sembra troppo rigido e formale, prova a sottolineare semplicemente il punto saliente, le motivazioni, etc, all’interno del testo.

 

Infine in messaggi molto brevi come le e-mail, un semplice a capo potrebbe essere la scelta migliore per esprimere una struttura semplice. Guarda l’esempio qui sotto:

 

***

 

Per la chiamata di lunedì mi serviranno le seguenti informazioni dal Giappone: Vendite

Costi

 

Tendenze di mercato

 

***

 

Usa le intestazioni e la formattazione per mostrare nel testo la tua struttura a piramide.

Passa da un gruppo di argomenti all’altro in maniera chiara per mantenere viva l’attenzione del lettore.
 

Persino la struttura piramidale pianificata più logicamente è di ben poca utilità se il lettore non riesce a starle dietro.

 

È facile perdersi il lettore quando ci si sposta tra diverse sezioni e sottosezioni della piramide, perciò dovresti segnalare quando passi da un argomento all’altra. Un modo di fare ciò è iniziare la nuova sezione richiamandosi a quella precedente.

 

Per esempio se hai appena impiegato un capitolo per argomentare l’affermazione che “ArgonEx ha un inventario troppo ampio” e ti stai spostando al punto successivo riguardo i procedimenti logistici trascurati, potresti iniziare il capitolo successivo dicendo “Oltre all’inventario troppo ampio, ArgonEx soffre di processi logistici trascurati.” In questo modo informi il lettore che stai passando ad un nuovo sotto-segmento della piramide.

 

Se un capitolo è particolarmente lungo e difficile, puoi concluderlo con un breve riassunto dei suoi punti chiave prima di passare ad altro. Così facendo ti assicuri che l’attenzione del lettore sia esattamente dove deve essere all’inizio del capitolo successivo.

 

Se il tuo documento è costituito da proposte, puoi concluderlo con una semplice e pratica sezione di “Step successivi” in cui delinei ciò che andrebbe fatto in seguito. In questo modo fai sì che il lettore si focalizzi sugli elementi fattibili a portata di mano.

 

Passa da un gruppo di argomenti all’altro in maniera chiara per mantenere viva l’attenzione del lettore.

Sintesi conclusiva.
 

Il messaggio chiave di questo libro è che bisogna strutturare con attenzione il proprio pensiero prima di iniziare a scrivere.

 

Le domande a cui il libro risponde sono le seguenti:

 

Come puoi strutturare le tue idee nella maniera più efficace in un documento scritto?

 

• Agevola il lettore organizzando il tuo ragionamento in una struttura piramidale prima di iniziare a
• Costruisci la tua piramide: raggruppa idee simili e poi sintetizza ogni gruppo in un’affermazione.
• Giustifica le tue affermazioni: usa la deduzione per trarre conclusioni da una serie di
• Giustifica le tue affermazioni: usa l’induzione per trarre conclusioni da gruppi di elementi

 

Come puoi proporre provvedimenti in maniera efficace?

• Per formulare proposte, affronta i problemi con metodo e visualizzali usando alberi
• Struttura le tue proposte sulla base dell’effetto che mirano ad

 

Come puoi rendere a parole la struttura che hai progettato?

 

• Usa l’introduzione per esporre i punti chiave nei primi 30 secondi di
• Usa le intestazioni e la formattazione per rendere evidente nel testo la struttura della tua
• Passa da un argomento all’altro in maniera chiara per mantenere viva l’attenzione del lettore.